Prenons Martine, retraitée de l’enseignement, propriétaire d’un deux-pièces loué 560 euros par mois près de la place d’Erlon, à Reims. Elle gère seule, sans agence, et n’a jamais envoyé le moindre document à son locataire : le virement arrive, elle vérifie son relevé, cela suffit. Un jour, le locataire paie 300 euros au lieu de 560, puis rien le mois suivant, puis 400. Quand Martine tente de faire le point, elle s’aperçoit qu’elle ne sait plus très bien ce qui est dû, ni pour quels mois. Le coût d’un impayé ne se limite pas aux sommes manquantes : il se loge aussi dans les petites lignes qu’on n’a pas tenues.
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L’avis d’échéance : facultatif, mais précieux
Aucun texte n’oblige le bailleur à adresser chaque mois un avis d’échéance, ce document qui annonce le loyer et les charges à payer pour la période à venir. Il rend pourtant deux services. Il date et chiffre la demande, ce qui facilite le suivi quand le loyer change après une révision ou une régularisation de charges. Et il sert de point de départ au décompte si un litige survient. La loi encadre seulement son coût : aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Ce que doit contenir l’avis d’échéance, et la manière de l’adresser pour qu’il serve de preuve, se prépare une fois pour toutes en début de bail.
La quittance et le reçu : deux obligations à ne pas confondre
La quittance, elle, devient obligatoire dès que le locataire la demande. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de la transmettre gratuitement, en distinguant le loyer et les charges. Elle peut être envoyée par voie électronique, mais seulement avec l’accord exprès du locataire. Une quittance atteste le paiement intégral d’une période : elle ne doit donc pas être délivrée pour un mois partiellement réglé, sous peine de laisser croire que la dette est éteinte. Le locataire peut d’ailleurs demander à payer mensuellement : c’est de droit, même si le bail prévoyait un autre rythme.
Pour les paiements partiels, la loi a prévu un autre document : le reçu. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de lui délivrer un reçu. Les 300 euros versés par le locataire de Martine appellent donc un reçu, pas une quittance. La nuance paraît administrative ; elle devient décisive devant le juge, qui reconstitue la dette à partir de ces pièces.
Qui doit prouver le paiement du loyer, et combien de temps garder les pièces
Le paiement est un fait qui éteint la dette, et c’est en principe au locataire qui s’en prévaut d’en rapporter la preuve. Le bailleur n’a donc pas à démontrer que le loyer n’a pas été versé : il lui suffit de présenter un décompte cohérent, appuyé sur les avis et les reçus qu’il a conservés.
D’où l’intérêt de garder les documents du bail bien au-delà du mois en cours. Les loyers se prescrivent par cinq ans, tandis que les charges locatives relèvent d’un délai plus court, fixé à trois ans par la loi du 6 juillet 1989. Un bailleur qui jette ses avis au bout de deux ans se prive de sa propre mémoire en cas de contentieux.
Le relevé bancaire ne remplace pas ces papiers : un virement de 560 euros ne dit pas toujours à quel mois il se rattache, surtout quand plusieurs versements partiels se succèdent. La quittance, le reçu et l’avis, eux, portent une date et une période. Pour Martine, classer chaque année dans une pochette, avec le tableau des versements, a suffi à reconstituer l’historique du bail.
Imputer chaque versement, sans improviser
Reste la question qui embarrassait Martine : sur quel mois imputer un versement incomplet ? Le code civil répond. Le débiteur peut indiquer, lorsqu’il paie, la dette qu’il entend acquitter. À défaut, le paiement s’impute d’abord sur les dettes échues, puis sur celle que le débiteur avait le plus d’intérêt à acquitter, et, à égalité, sur la plus ancienne. Le créancier ne choisit pas librement. Un tableau simple, une ligne par mois avec le montant appelé, le montant reçu et le solde, suffit à tenir cette comptabilité. C’est ce tableau qui servira de décompte dans le commandement de payer, dont il constitue une mention obligatoire.
Car c’est là que se paie le désordre. Le commandement de payer doit contenir, à peine de nullité, le montant mensuel du loyer et des charges et le décompte de la dette. Un décompte approximatif, des quittances délivrées par erreur pour des mois incomplets, et c’est l’acte entier qui peut être contesté, avec plusieurs semaines perdues. À l’inverse, un bailleur qui produit des avis datés, des reçus et un tableau propre gagne du temps à chaque étape.
Pour un logement situé à Reims, Mon Avocat Bailleur indique le tribunal compétent et les délais habituels d’une procédure. Martine a repris ses comptes depuis le début du bail, envoyé un reçu pour chaque versement partiel et mis en place un avis mensuel. Le locataire a régularisé une partie de sa dette ; pour le reste, elle sait désormais exactement ce qu’elle réclame, et pourquoi.